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Regolamento sulla Protezione dei Dati Personali

Introduzione

Il Regolamento Generale sulla protezione dei dati (GDPR) è il quadro giuridico per il trattamento dei dati personali in Europa, a partire dal 25 maggio 2018. Il GDPR ha un'applicazione diretta in tutta l'Unione Europea e non necessita di trasposizioni nazionali. In quanto tale, promuoverà l'armonizzazione dei regimi giuridici nell'ambito della protezione dei dati personali in Europa. Inoltre il GDPR ha un principio di extraterritorialità che consente, in determinate circostanze, di estendere il suo perimetro di applicazione al di fuori dei confini europei.

Se nella tua struttura vengono trattati dati personali, ci sono buone probabilità che tu sia soggetto alle disposizioni del GDPR e pertanto dovrai adempiere ad alcuni obblighi. Lo stesso vale per Telemar spa, di seguito “Telemar”, che avrà vincoli diversi a seconda della sua posizione: come incaricato o come responsabile del trattamento dei dati.

Definizioni

Comprendere un regolamento europeo non è sempre facile, specialmente quando contiene 99 articoli, 173 considerando le molte linee guida per renderlo più chiaro, ma è essenziale per evitare qualsiasi rischio derivante da un'errata interpretazione degli obblighi normativi. Pertanto, la comprensione delle seguenti espressioni è essenziale:

dati personali: qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile. È considerata una persona fisica identificabile una persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente;

trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni eseguite con o senza il supporto di processi automatizzati e applicate a dati o insiemi di dati personali (raccolta, registrazione, trasmissione, storage, conservazione, datamining, consultazione, utilizzo, interconnessione, ecc...)

responsabile del trattamento dei dati: persona fisica o giuridica, autorità pubblica, servizio o altro organismo che, da solo o con altri soggetti, determina i mezzi e le finalità del trattamento

incaricato del trattamento dei dati: persona fisica o giuridica, autorità pubblica, servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del responsabile del trattamento

Telemar come incaricato del trattamento dei dati

Questo è certamente il caso in cui le tue aspettative su Telemar sono più incisive. Telemar riveste il ruolo di "incaricato del trattamento" quando tratta dati personali per conto di un responsabile del trattamento.

È la situazione che si verifica quando si utilizzano i servizi di Telemar e si archiviano i dati personali su un'infrastruttura sotto il controllo di Telemar. Entro i limiti dei suoi vincoli tecnici, Telemar tratterà i dati ospitati esclusivamente secondo le tue indicazioni, e per tuo conto.

L'impegno di Telemar in qualità di incaricato del trattamento dei dati

Nel ruolo di incaricato del trattamento dei dati, Telemar si impegna in particolare a eseguire le seguenti azioni:

  • trattare i dati personali esclusivamente ai fini della corretta esecuzione dei servizi: Telemar non utilizzerà mai le tue informazioni per altri scopi;
  • non trasferire i tuoi dati al di fuori dell'UE o al di fuori di Paesi riconosciuti dalla Commissione Europea come possessori di un livello di protezione sufficiente, a condizione che non si richieda espressamente un datacenter in un'area al di fuori dell'UE;
  • informarti di qualsiasi eventuale ricorso ad altri incaricati che potrebbero trattare i tuoi dati personali anche se, ad oggi, nessun servizio che preveda l'accesso ai contenuti archiviati dall'utente viene esternalizzato al di fuori di Telemar;
  • implementare standard elevati di sicurezza al fine di garantire un alto livello di sicurezza ai nostri servizi;
  • avvisarti il prima possibile in caso di violazione dei dati;
  • assisterti nell'adempiere ai tuoi obblighi normativi fornendoti un'adeguata documentazione dei nostri servizi.

Telemar in qualità di incaricato del trattamento dei dati

  • Chi è il proprietario dei dati personali utilizzati e archiviati dal cliente nell'ambito dei nostri servizi?
  1. I dati archiviati dal cliente che si avvale dei servizi Telemar restano di proprietà del cliente;
  2. Telemar non accede a questi dati né li utilizza, se non quando è strettamente necessario e nei limiti dei propri vincoli tecnici;
  3. Telemar rispetta l'obbligo di non rivendere questi dati, né di utilizzarli per scopi personali (come datamining, profilazione o attività di direct marketing).
  • In quali casi Telemar può accedere ai dati archiviati e utilizzati dal cliente nell'ambito dei nostri servizi?
  1. Telemar accede ai dati soltanto in due situazioni:
  2. ai fini dell'esecuzione dei servizi e in particolare per ottimizzare l'assistenza ai clienti nel momento in cui contattano il Supporto Telemar. In questo caso, gli accessi ai dati degli utenti rimangono controllati grazie ad autorizzazioni specifiche e particolari misure di controllo e sicurezza;
  3. per adempiere agli obblighi legali nel contesto di richieste giudiziarie e/o amministrative, rigorosamente controllate.
  4. Accesso in caso di intervento da parte del Supporto Telemar. In caso di mancata risposta di un operatore del Supporto Telemar, il chiamante potrà lasciare un messaggio che sarà registrato ed ascoltato da personale autorizzato. Il messaggio registrato sarà in seguito cancellato;
  5. Quando il cliente contatta il Supporto Telemar, a seconda dell'oggetto dell'assistenza, è possibile accedere a due categorie di dati. Da un lato, per gestire al meglio la richiesta del cliente, il Supporto prende atto delle informazioni fornite dall'utente durante la creazione del proprio account Telemar (cognome, nome, numero di telefono, indirizzo email, ecc...). Dall'altro lato, soltanto su espressa richiesta del cliente, e fatti salvi i vincoli tecnici specifici di ciascun servizio, il Supporto può avere accesso ai dati archiviati dall'utente sui servizi Telemar, al fine di identificare l'origine del problema riscontrato ed eventualmente poterlo risolvere;
  6. Accesso in caso di una richiesta da parte delle autorità giudiziarie e/o amministrative: al fine di agire in conformità con le normative vigenti, Telemar è tenuta a rispondere alle richieste delle autorità giudiziarie e/o amministrative. Poiché le domande di accesso sono soggette a un rigido regime legale, Telemar le autorizza soltanto dopo averne verificato la validità. Inoltre, finché la richiesta o la legge non lo vietano, Telemar si impegna ad avvisare il cliente di questo tipo di richiesta appena possibile. Le domande provenienti da un Paese terzo vengono trattate soltanto se basate su un accordo internazionale, come un trattato di reciproca assistenza giudiziaria, in vigore tra il Paese terzo richiedente e l'Unione Europea o uno Stato membro.
  • Quali sono gli impegni di Telemar sulla localizzazione dei dati?
  1. Quando un servizio consente al cliente di archiviare i dati, Telemar lo informa della posizione o area geografica in cui si trova il datacenter. Questa informazione si trova sul nostro sito Web oppure può essere fornita dal Supporto Telemar.
  2. Quando sono disponibili diverse localizzazioni, il cliente ha la possibilità di selezionare quella che preferisce al momento dell'ordine. L'ubicazione dei datacenter Telemar può essere consultata in qualsiasi momento sul nostro sito Web. Ad esclusione di alcune condizioni specifiche relative a determinati servizi (menzionate nelle condizioni particolari in vigore), a Telemar non è consentito modificare, senza l'accordo del cliente, la localizzazione o la zona geografica concordata durante l'ordine.
  • I dati dei clienti europei di Telemar vengono trasferiti al di fuori dell'Unione Europea?
  1. Esistono diversi scenari, a seconda delle scelte fatte dal cliente riguardo alla localizzazione dei datacenter in cui archiviare i propri dati:
  2. Nel primo caso il cliente sceglie il datacenter principale di Telemar sito a Vicenza (VI) ed il datacenter di disaster recovery situato a Milano (MI).
  3. Nel secondo caso, il cliente sceglie un servizio in cui vengono utilizzati uno o più datacenter nell'Unione Europea.
  4. I dati del cliente non verranno mai trasferiti al di fuori di:
  • Paesi dell'Unione Europea
  • Paesi riconosciuti dalla Commissione Europea come aventi un livello sufficiente di protezione dei dati personali relativamente alla tutela della privacy, alla libertà e ai diritti fondamentali delle persone. L'elenco di questi Paesi può essere consultato in qualsiasi momento sul sito Web della Commissione Europea.
  • A seguito dell'annullamento dell'accordo Safe Harbor, e sebbene la Commissione Europea ritenga che le organizzazioni americane che fanno parte del Privacy Shield abbiano un livello di protezione sufficiente, Telemar non trasferisce mai verso gli Stati Uniti d'America i dati dei clienti che hanno selezionato un datacenter nell'Unione Europea.
  • I trasferimenti di dati verso Paesi riconosciuti dalla Commissione Europea con un livello sufficiente di protezione, possono verificarsi nel caso di un intervento da parte del Supporto Telemar. Per i nostri datacenter con sede nell'Unione Europea, i team di Supporto che vengono chiamati a intervenire possono infatti essere situati nell'Unione Europea ma anche in Canada, in quanto riconosciuto dalla Commissione Europea come un Paese con adeguato livello di protezione dei dati personali. Telemar si riserva inoltre il diritto di affidare alcuni servizi di Supporto che potrebbero richiedere l'accesso remoto ai dati del cliente, ad altre entità del gruppo Telemar situate in Paesi riconosciuti dalla Commissione Europea con un livello di protezione sufficiente (esclusi gli Stati Uniti).
  • Grazie alle garanzie offerte da Telemar in termini di trasferimento dei dati, il cliente è in grado di adempiere ai propri obblighi normativi. L'articolo 45 del GDPR, che determina i casi di "trasferimenti sulla base di una decisione di adeguatezza", stabilisce che il trasferimento di dati personali verso un Paese terzo o un'organizzazione internazionale è ammesso se la Commissione ha deciso che il Paese terzo, un territorio o uno o più settori specifici all'interno del Paese terzo, o l'organizzazione internazionale in questione garantiscono un livello di protezione adeguato. In tal caso il trasferimento non necessita di autorizzazioni specifiche.
  • Nel terzo caso, il cliente sceglie un servizio in cui viene utilizzato un datacenter al di fuori dell'Unione Europea.
  1. È evidente che i dati vengano trasferiti al di fuori dell'Unione Europea. La localizzazione o l'area geografica dei datacenter utilizzati nel servizio, saranno comunicate espressamente al cliente. Quando sono disponibili più localizzazioni, il cliente seleziona quella che preferisce. A Telemar non è consentito modificare, senza l'accordo del cliente, la localizzazione o la zona geografica concordata durante l'ordine.
  2. Per supportare i clienti che intendono trattare dati personali presso datacenter situati al di fuori dell'Unione Europea, in un Paese che non fornisce un livello adeguato di protezione, Telemar può, su richiesta, discutere l'applicazione delle garanzie che consentono il trasferimento di questi dati come previsto dall'articolo 46 del GDPR "Trasferimenti soggetti a garanzie adeguate".

Telemar come responsabile del trattamento dei dati

Telemar riveste il ruolo di "responsabile del trattamento dei dati" quando determina i mezzi e le finalità del "proprio" trattamento di dati personali.

È il caso in cui Telemar raccoglie i dati per fatturazione, miglioramento del servizio e delle prestazioni, operazioni di vendita, gestione commerciale, ecc.., ma anche quando Telemar tratta i dati personali dei propri dipendenti.

In questo caso, i "tuoi" dati ospitati sui servizi Telemar, non sono interessati, diversamente da alcune informazioni che riguardano te o i tuoi dipendenti (ad esempio informazioni relative a identità e coordinate del tuo contatto in Telemar nell'ambito di una richiesta di Supporto). Questo è il motivo per cui Telemar ci tiene a spiegare le garanzie messe in atto per assicurare la protezione di questi dati personali:

  • limitare la raccolta dei dati a quelli strettamente necessari: così facendo, quando si ordina un servizio si inseriscono soltanto i dati richiesti da Telemar per fornire prestazioni relative alla fatturazione, all'assistenza o adempiere agli obblighi legali nell'ambito della conservazione dei dati;
  • non utilizzare i dati personali per scopi diversi da quelli per cui sono stati originariamente raccolti;
  • conservare i dati personali per un periodo limitato. Ad esempio, le pagine, gli scripts ed i databases che compongono un sito web, sono conservati dall'azienda per l'intera durata del contratto e i successivi 3 mesi. Alla fine di questo periodo, vengono definitivamente cancellati da tutti i supporti e backup. Sono esclusi dati che, per disposizioni imperativi di legge, saranno conservati secondo quanto prescritto;
  • non trasferire questi dati a terzi che non facciano parte delle società collegate a Telemar che sono coinvolte nell'esecuzione del contratto;
  • implementare adeguate misure tecniche e organizzative al fine di garantire un alto livello di sicurezza.

Telemar e la protezione dei dati personali

È essenziale distinguere tra la sicurezza dei dati ospitati dal cliente e la sicurezza delle infrastrutture che ospitano questi dati.

  • Sicurezza dei dati ospitati dal cliente: il cliente è l'unico responsabile della sicurezza delle proprie risorse e dei sistemi applicativi implementati per l'utilizzo dei servizi. Telemar mette a disposizione degli strumenti per supportare il cliente nella protezione dei propri dati;
  • Sicurezza delle infrastrutture: Telemar si impegna a garantire la massima sicurezza delle proprie infrastrutture, in particolare implementando una politica di sicurezza dei sistemi informativi e rispondendo alle esigenze di numerose leggi e certificazioni (ISO/IEC 27001 e ISO/IES 27018).

Sicurezza delle infrastrutture Telemar

Telemar adotta le misure necessarie per preservare la sicurezza e la riservatezza dei dati personali trattati, in particolare per impedire che vengano violati, danneggiati o che soggetti terzi non autorizzati vi accedano.

Telemar si impegna in particolare a implementare:

  • misure di sicurezza fisica per impedire a persone non autorizzate di accedere alle infrastrutture sulle quali sono archiviati i dati del cliente;
  • personale di sicurezza incaricato di garantire la sicurezza fisica dei locali Telemar 24 ore su 24, 7 giorni su 7;
  • un sistema di gestione delle autorizzazioni per permettere di accedere ai locali e ai dati soltanto alle persone che ne hanno necessità nell'ambito della loro attività;
  • un sistema fisico e/o logico per mantenere separati i clienti tra di loro (a seconda dei servizi);
  • forti processi di autenticazione per utenti e amministratori grazie a una severa politica di gestione delle password e all'implementazione di alcune misure di doppia autenticazione;
  • processi e dispositivi per tracciare tutte le azioni eseguite sul proprio sistema informativo e, in conformità con le norme vigenti, segnalare eventuali incidenti che riguardino i dati dei clienti.

Dati forniti volontariamente dall’utente

I dati personali forniti dall’utente tramite form sono raccolti e trattati per le seguenti finalità:

  1. per lo svolgimento delle attività di relazione con il cliente in base agli accordi contrattuali
  2. per finalità amministrative e per l’adempimento di obblighi di legge quali ad esempio quelli di natura contabile, fiscale, o per dar corso a richieste dell’autorità giudiziaria;
  3. in presenza di specifico consenso, per l’invio periodico, tramite e-mail, di newsletter e materiale pubblicitario;
  4. in presenza di specifico consenso, per ricevere aggiornamenti sulle nostre attività e segnalazioni sulla pubblicazione di post del nostro blog;
  5. in presenza di specifico consenso, per ricevere comunicazioni promozionali ed inviti ad eventi, webinar, promozioni speciali o a partecipare a analisi e ricerche di mercato;
  6. nel caso di invio di curriculum vitae, esclusivamente per finalità di selezione.

La base giuridica che legittima il trattamento è l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso. Nei casi espressamente indicati la base giuridica è il consenso liberamente fornito dall’interessato.

Natura del conferimento
A parte quanto precedentemente specificato, il conferimento dei dati:

rispetto alle finalità di cui ai punti 1) e 2) è facoltativo ma l’eventuale rifiuto comporterà l’impossibilità per Telemar di dar corso agli impegni contrattuali assunti. rispetto alle finalità di cui ai punti 3), 4), 5) e 6) è anche esso facoltativo e il loro utilizzo è condizionato al rilascio di un esplicito consenso. L’eventuale rifiuto comporterà l’impossibilità per Telemar di inviare newsletter e materiale pubblicitario o inviti a eventi e iniziative.

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